Не хватает прав доступа к веб-форме.

Записаться на семинар

Отмена

Звездочкой * отмечены поля,
обязательные для заполнения.

Конвертация валюты

Проблемы использования электронных документов на предприятии

Российское законодательство позволяет заключать договора в электронной форме. Но отечественные предприятия не используют такую возможность, хотя данная практика распространена в развитых странах. И это при том, что использование электронного документооборота между контрагентами приносит существенные выгоды самому предприятию, потребителю и государству в целом. Попробуем разобраться в причинах сложившейся в России ситуации.


Ветер дует с запада

Проблема невозможности совершения сделок в электронной форме между поставщиками и производителями товаров уже более трех лет обсуждается в России на самом высоком уровне. В основном этот посыл идет от крупных западных компаний, активно использующих электронные документы в своей деятельности за рубежом.

На прошедшей 24 апреля 2007 г. в Москве конференции «Инновации на службе потребителя» проблему бумажного документооборота как одну из главных обозначили первые лица компаний «Мосмарт», «Крафт Фудс Россия», «МЕТРО групп», «Джонсон и Джонсон Интернэшнл», «Данон Россия» и др.

Эти компании уже давно оценили эффективность использования механизмов изготовления, передачи, хранения, анализа электронных документов, поиска и устранения ошибок в них, передачи государственным органам. Например, согласно данным исследования, которое проводила компания ИКЦ «Бизнес-Тезаурус» в 2006 г., «МСС-Германия» (входит в «МЕТРО групп») 80% своих счетов передает электронном виде и лишь 20% — в бумажном.


В чем проблема в России?

Не имеет смысла заключать договора в электронной форме, если все факты хозяйственной жизни предприятия подлежат оформлению первичными учетными документами в бумажном виде.

Первичные учетные документы содержат сведения о хозяйственных операциях, проводимых предприятием, и составляются в момент проведения операции или непосредственно по ее завершении. К таким документам относятся различные виды накладных, счет-фактура, акт приемки товара и т. д. Срок хранения в бумажном виде, например, счета-фактуры составляет четыре года. Органам власти и контрагентам первичную документацию необходимо предоставлять именно на бумаге.

Однако проблема не только в хранении деловых бумаг. Основные издержки приходятся на их подготовку, поиск и устранение ошибок, передачу контрагентам и только потом на хранение.

По различным оценкам, оборот первичных учетных документов составляет 80% документооборота компании.


Позиция российских компаний

Активная политика крупных западных компаний при лоббировании своих интересов наводит на мысль, что препятствия на пути использования электронного документооборота при работе в России — в первую очередь проблема зарубежных корпораций. Но менять ситуацию нужно и российским предпринимателям. Об этом свидетельствуют результаты опроса, проведенного нами в 2006 г.1

Были получены анкеты от 50 компаний, расположенных в Москве, Санкт-Петербурге, Томске, Красноярске, Калининграде, Перми, Новгороде. Большая часть респондентов представляет сектор оптовой и розничной торговли и отрасль производства потребительских товаров. Были опрошены первые лица как отечественных, так и зарубежных фирм, действующих на территории России. Средний возраст компаний на российском рынке составил 8,4 года.

Объем оборота компаний, участвовавших в исследовании, существенно варьируется. Так, в рамках анкетирования были опрошены 8 компаний с годовым оборотом, не превышающим 25 млн долл., и 11 компаний с оборотом более 500 млн долл. в год. Средняя численность сотрудников составила около 2,3 тыс. чел. В разрезе географической диверсификации деятельности в выборке представлены как компании, осуществляющие деятельность на местном уровне (1—5 регионов), так и межрегиональные и общероссийские (50 и более регионов).

Предприятия, принимавшие участие в опросе, осуществляют в год не менее 1000 транзакций. Из них 26% проводили менее 100 тыс. транзакций в год, 16% — от 100 тыс. до 1 млн транзакций в год, 12% — более 1 млн транзакций в год, 46% затруднились ответить.

Опрашивались только те предприятия, у которых внедрена интегрированная информационная система. К таковым относятся SCM (Supply chain management); ERP (Enterprise Resource Planning); CRM (Customer Relationship Management); BIS (Business Intelligence Solutions) и др.


Результаты опроса

Основная часть издержек (41% от их общего числа), возникающих при использовании бумажного документооборота, по мнению компаний, приходится на изготовление бумажных документов, включая расходы на бумагу, картриджи для принтеров и ксероксов, электроэнергию и т. д. В равной степени затратными представляются процессы поиска и устранения ошибок в документах (расходы на содержание и организацию работ так называемых «отделов сверки») и передачи документов контрагентам (расходы на погрузку и транспортировку документов, оплата телефонных переговоров и иных видов связи) — в среднем по выборке издержки данных видов составили 15% от общего объема затрат. Примерно по 10% совокупных издержек приходится на хранение документов и их предоставление органам власти. Наименьшего объема затрат требуют поиск бумаг в архивах и выплаты пени и штрафов органам власти.

Рисунок 1. Оценка издержек, возникающих при использовании бумажного документооборота первичными документами по отдельным их видам в отношении к общей сумме издержек (в процентах)

Следует отметить, что внедрение юридически значимого электронного документооборота в первую очередь напрямую отразится на видах издержек, обладающих, согласно рис. 1, наибольшим удельным весом.

Рисунок 2. Оценка компаниями изменния издержек в случае использования юридически значимого электронного документооборота

Согласно рис. 2, представители подавляющего большинства предприятий в качестве эффектов от внедрения юридически значимого документооборота ожидают значительных сокращений расходов на:

- изготовление документов (90% опрошенных);

- передачу документов контрагентам (78%);

- поиск документов (86%);

- хранение бумаг (84%);

- устранение ошибок (68%);

- предоставление органам власти (74%).

В целом сотрудники 82% компаний считают, что возможность обмена и хранения первичных учетных документов только в электронной форме отразилась бы положительно на деятельности организации. На вопрос «Согласны ли вы с утверждением: при использовании компанией электронного документооборота и отсутствии необходимости хранить первичные документы в бумажной форме стоимость продукции (услуг) компании снизится?» 61,2% опрошенных дали положительный ответ и 36,7% — отрицательный (рис. 3).

Рисунок 3. Распределение ответов на вопрос "Согласны ли Вы, что при использовании компанией электронного документооборота продукции (услуги) компании снизится?"

Стоит отметить, что предварительная оценка реальных возможностей компаний по снижению цен возможна скорее с теоретических позиций: полный переход на электронную форму оборота документов в масштабах всей экономики, при условии своей окупаемости, вероятно, приведет к разворачиванию ценовой конкуренции между производителями и снижению уровня цен на рынке. В ситуации же, когда лишь часть представителей определенного сектора готова к внедрению систем электронного документооборота, снижение издержек будет скорее рассматриваться как частное конкурентное пре- имущество, поэтому едва ли существенным образом отразится на ценовой политике фирмы.

В ходе опроса мы также проверяли наличие на рынке специализированного программного обеспечения, позволяющего уже сейчас внедрить в практику работы компаний электронный документооборот.

Рисунок 4. Распределение ответ на вопрос "В случае если будет изменено законодательство России, будет ли в компании внедряться соответствующее программное обеспечение?"

Рис. 4 отражает готовность респондентов к внедрению такого ПО для организации электронного документооборота в случае соответствующих изменений в законодательстве. Три четверти ответивших (75%) готовы в той или иной степени внедрять необходимое ПО; еще 21% будут готовы внедрять его в случае, если получат информацию о положительном опыте других предприятий.

Первичные учетные документы предоставляются органам государственной власти, в первую очередь налоговым органам, в ходе проведения проверок и других мероприятий. Среднее количество первичных документов, предоставляемых опрошенными предприятиями в фискальные органы, — около 20 тыс. шт. в год.

Ответы на вопрос о том, какими должны быть механизмы хранения документов и предоставления их в фискальные органы и суды, сведены в таблице. На основании этих данных можно сделать вывод, что в целом респонденты готовы переходить на обмен документами с государственными органами власти в электронном виде, и в первую очередь это касается работы с фискальными органами. Возросшие за последнее время государственные бюджетные расходы в области информатизации позволяют уже сейчас создавать механизмы анализа документов в электронной форме. Конечно, для того чтобы говорить о позиции всех отечественных компаний, следовало бы провести более внушительную выборку. Но уже по имеющимся данным можно сделать ряд выводов. Результаты опроса свидетельствуют о готовности предприятий в случае изменения законодательства перейти на осуществление транзакций в электронном виде, а также об осознании последствий этого перехода.

В дополнение приведем ряд обоснований, доказывающих эффективность внедрения в России юридически значимого электронного документооборота для предприятий, потребителей и государства в целом.


Преимущества «виртуальной» документации

Перечислим лишь некоторые эффекты от внедрения электронного юридически значимого документооборота в России.

Для производителей (поставщиков):

- повышение скорости осуществления транзакции;

- сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников, повышение исполнительской дисциплины;

- уменьшение накладных расходов на доставку, обработку и хранение документов;

- снижение финансовых потерь, связанных с несвоевременным получением либо утратой документов;

- сокращение расходов по выплате штрафов и пени фискальным органам;

- расширение возможностей обеспечения бесперебойного снабжения продукцией и планирования за счет организации устойчивых логистических цепочек.

Для потребителей:

- повышение качества обслуживания;

- снижение стоимости товаров и услуг;

Для государства в целом:

- экономия на накладных расходах на транспортировку документов, полученных от предприятий по запросу, высвобождение архивных площадей и т. д.;

- повышение оперативности и качественного уровня фискальных проверок и, как следствие, совершенствование налогового администрирования;

- стимулирование деловой и инвестиционной активности иностранных компаний, активно использующих системы электронного документооборота за рубежом;

- расширение границ рынков российских компаний, внедривших информационные технологии в практику делопроизводства;

- стимулирование конкуренции на рынке информационно-коммуникационных технологий и услуг, в том числе повышение качества специализированного ПО и услуг провайдеров;

- увеличение количества транзакций в экономике страны в целом и, соответственно, рост экономики страны в целом.


Пути к совершенству

До сих пор мы обсуждали только проблему изменения действующего законодательства в отношении электронного документооборота.

Но есть и еще одна сложность, связанная с применением в документах электронно-цифровой подписи (ЭЦП).

Дело в том, что на сегодняшний день ЭЦП получила распространение только в рамках корпоративных систем с использованием услуг одного удостоверяющего центра. Широкое взаимодействие юридических лиц, использующих услуги разных удостоверяющих центров, аналогично пользованию услугами разных провайдеров, не налажено и невозможно, в том числе по причинам, указанным выше. То есть стимулирование предприятий по широкому применению электронных подписей напрямую зависит от предоставления государством возможности создавать, принимать и получать, учитывать и хранить первичные учетные документы только в электронном виде.

Что нужно для этого сделать? В первую очередь создать условия для применения бизнесом электронных документов при осуществлении транзакций и признания их в качестве юридически значимых контролирующими органами власти и судами. Для этого необходимо:

     

  1. Внести изменения и дополнения в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и в федеральный закон «О бухгалтерском учете» в части создания возможности оборота и хранения документов только в электроном виде.

  2. Разработать и утвердить соответствующие подзаконные акты.

  3. Разработать саморегулируемыми организациями национальный стандарт, определяющий форматы хранения первичных учетных документов в виде электронного документа, и одобрить его государственными органами. Представляется, что предприятия по соглашению сторон в ходе осуществления транзакций будут обмениваться документами в любых форматах, при этом дополнительно хранить документы в одобренном стандартом формате. Впрочем, обмен может происходить и в одобренном стандартом формате; в случае утверждения последнего органы власти должны создать условия для приема подобных документов только в электронном виде. Формат документа должен быть открытым.

  4. Создать условия, при которых контролирующие органы в ходе осуществления контрольно-надзорной деятельности смогут использовать электронные документы без запроса бумажных копий.

  5. Провести пилотный эксперимент на базе крупной прозрачной компании, в ходе которого будет отработана возможность проведения контрольно-надзорных мероприятий с использованием только электронных документов.

  6. В целях сокращения издержек государства по обработке и бумажных, и электронных документов создать условия по стимулированию перехода предприятий на электронный документооборот.

  7. Создать аналогичные условия для приема документов только в электронном виде другими исполнительными органами государственной власти, куда субъекты предпринимательства обязаны их предоставлять по запросу (судами, органами следствия и дознания, Государственной Думой).

В заключение позволю себе процитировать Томаса Фридмана, автора мирового бестселлера «Плоский мир: Краткая история XXI века»: «Перспективы роста производительности будут становиться все шире, но только для тех стран, корпораций и людей, которые смогут освоить новый технологический инструментарий…». Остается надеяться, что Россия займет среди этих стран достойное место.

Материал опубликован в Журнале Управление Компанией" № 5 за 2007


1 Опрос был проведен при поддержке ECR-RUS в рамках исследования «Разработка нормативно-правовой базы, обеспечивающей внедрение в Российской Федерации механизмов электронного оборота и хранения первичных документов», выполняемого АНО ИКЦ «Бизнес-Тезаурус» совместно с ООО «Инфокодекс» по заказу Министерства экономического развития и торговли Российской Федерации.

Честная конвертация участникам ВЭД
Страна без барьеров.
Учебник "Национальная экономика"
Литературный совет

Поделиться

Подписаться на новости