Закупки. В век рыночной экономики ничего проще придумать нельзя, вошёл в интернет и выбирай. В реальности оказывается всё наоборот. Эффективное материально-техническое снабжение (МТС) серьёзного производства - задача не из простых.

Давайте попробуем разобраться почему: казалось бы, несложная задача купить, но при этом столько вокруг вопросов, проблем, склок и прочих неприятностей, и попытаемся найти решение, как сделать работу снабжения эффективной, спокойной и приятной.

Материально-техническое обеспечение промышленного предприятия, как она описана в учебниках, наука не такая уж сложная. Есть ряд экономических требований оценивающих эффективность работы, которых надо придерживаться. Сложность заключается в умении закупать необходимый продукт с наименьшими затратами, а иногда и срочно.

Рассмотрим два вопроса: эффективная закупка необходимого продукта, работа склада покупных материалов. Параллельно проанализируем действующие модели, вспомним МТС 90-х годов ХХ века и сделаем выводы.

Эффективная закупка необходимого продукта

Идеальные качества специалиста по закупкам – это профессионализм и порядочность. Профессионализм не только в искусстве ведения переговоров, но и в знаниях о приобретаемом продукте.

Открою Вам секрет:

Специалистов для продаж лучше набирать из людей неглубоко знающих продукт продаж. Вы дадите им необходимую информацию о достоинстве и преимуществе продукта, а дальше его активность сделает своё дело. Специалист в продукте помимо достоинств расскажет и недостатки. В результате покупатель пойдёт искать товар без недостатков.

Специалист в закупках – это специалист в приобретаемом продукте, инженер с хорошим опытом работы в производстве, для которого приобретается сложно техническое изделие, сам является экспертом. Вам не нужно плодить или собирать экспертные советы. Подумайте! Изучить законодательную и юридическую базу для заключения договоров под силу любому инженеру. Научить торговаться – это тоже решаемо, была бы мотивация.

Лучшими экспертами в закупках являются хозяева маленьких производственных предприятий. Им пришлось досконально изучить рынок сырья, материалов и комплектующих для собственного производства, и воровать у себя они не будут. Владельцы больших производств тоже держат обеспечение основным сырьем под неусыпным контролем, экспертно могут оценить качество продукции от того или иного поставщика, это экономическая безопасность бизнеса. Возникает вопрос, как доверить закупки наёмному специалисту, как построить эффективный и прозрачный процесс?

За последние пятнадцать лет в материально-техническом снабжении много появилось нового: тендерные закупки, электронные биржи, обеспечение вспомогательных и ремонтных служб объединили в единые центры закупок. Ушли в прошлое «зубры снабжения», которые на личном авторитете и связях без оплаты «гоняли эшелоны с сырьём», только за вечер общения со своим коллегой на другом конце страны. Всё новое, что сегодня внедряется в теории идеально, но на практике недостатков много.

Проведение тендеров

Идея проведения закупок через тендеры правильная. Изучая правила проведения тендеров на разных предприятиях бросается в глаза несколько общих проблем: затягивание сроков, отсутствие математической чёткости в принятии решения, запутанность процедуры, нечёткие технические задания.

Рассмотрим закупку новой «технологии под ключ».

Условие. Вы хотите организовать новое производство валов. Валы – ваша  традиционная продукция, но качество уступает конкурентам. Основное ваше технологическое оборудование универсальное, есть несколько станков с ЧПУ. Инженер-программист ЧПУ один. Термическое оборудование морально устарело. Производственные площади есть. Рынок сбыта есть. Экономический расчёт позитивный. Деньги будут выделены.

Решение. Первое. Создайте тендерную комиссию в составе: руководитель, экономист, юрист, снабженец, 2 инженера-технолога, инженер по ремонту оборудования (список можно расширить). Поручите инженера из состава комиссии подготовить первое техническое задание. Сформулируйте в нём только информацию: конструкция валов, суточная производительность и укажите, что закупать планируется «технологию по ключ». 10 дней достаточно для подготовки такого технического задания. Подготовьте план работ (сроки и этапы ниже по тексту). Опубликуйте и разошлите всем потенциальным поставщикам приглашение к участию в тендере. В приглашении к участию укажите, что в течение сорока календарных дней Вы пригласите всех желающих участвовать в тендере к себе для знакомства с производством и планом проведения тендера. Обязательно укажите, что круг участников в тендере не увеличится с момента первой встречи. Претенденты должны привезти с собой предварительный упрощённый проект решения «технологии под ключ».

Второе. Во время первой встречи каждый из претендентов на общем собрании должен презентовать своё техническое предложение. Проведите первое обсуждение всех предложенных решений. Представьте график работы проведения тендера. В течение месяца (срок может быть больше) специалисты тендерной комиссии должны посетить технические базы всех претендентов для детального изучения предлагаемого решения и оценки на техническую и экономическую состоятельность участников. По истечении месяца комиссия должна уведомить всех претендентов о том, кто продолжит участие в тендере. Предоставить участникам, прошедшим первый этап отбора, перечень оборудования в «технологии под ключ», план работы «круглого стола» на ближайший месяц.

Третье. «Круглый стол» - встреча технических специалистов заказчика с техническими специалистами претендентов для подготовки окончательного технологического решения и формирования полного перечня поставки. При принятии окончательно технологического решения не стоит обращать внимание на особенности технических решений, декларируемых той или иной компанией. Как правило, это больше рекламный ход, чем реальное преимущество. Установите нужную вам планку, ниже которой претендент выбывает из тендера, а выше преимуществ не даёт. Сконцентрируйтесь на производительности и надёжности оборудования. Перечень поставки должен учитывать все требования «технологии под ключ»: строительно-монтажные работы, перечень технологического оборудования, перечень технологической оснастки и инструмента вплоть до сменных твёрдосплавных пластин и винтов крепления (желательно на годовую программу работы), список технологических программ для стоек ЧПУ, обучение специалистов. В перечне поставки претендент обязательно должен указать модели оборудования и маркировки всех сопутствующих изделий. Перечни поставки по количеству позиций должны быть одинаковыми у всех участников, подписаны представителями претендентов и утверждены членом тендерной комиссии. По результату проведённой работы установите дату проведения коммерческой части тендера, по опыту не менее чем через 15 дней.

К коммерческой части тендера допускаются только претенденты, предложения которых соответствуют вашим техническим требованиям на 100%.

Четвёртое. Перед тем как назначить дату проведения коммерческой части тендера, ознакомьте оставшихся претендентов с критериями и весовыми коэффициентами для принятия решения: цена с учётом транспортных и сопутствующих платежей; срок ввода в эксплуатацию; условия оплаты; срок гарантийного обслуживания (хорошо определяет надёжность оборудования); стоимость затрат на техническое, регламентное (сервисное) обслуживание оборудования. Возможно для вас критичны требования по энергоэффективности или массы и размеры. Тогда рекомендовал бы включить их в обязательные требования. Помните, назначать на любой из критериев весомость близкую к 50% не целесообразно, иначе этот критерий и будет принимать решение. Рекомендую установить в обязательные условия для предоставления документов на тендер – окончательный расчёт по акту приёмки «технологии под ключ» не менее 50%. Это весьма эффективно отпугнёт нечистоплотных и несостоятельных продавцов.

Пример математического расчёта выбора победителя:

Установим критериям весовые коэффициенты (сумма коэффициентов должна быть равна 1):

1.     Цена – 0,35;

2.     Срок ввода в эксплуатацию – 0,25;

3.     Условия оплаты – 0,25;

4.     Срок гарантийного обслуживания – 0,10;

5.     Стоимость затрат на ТО – 0,05.

В коммерческой части тендера участвует 5 претендента. Назовём их: 1, 2, 3, 4, 5.

Таблица предложений:

Определим баллы по формуле:

1 – (предложение участника – лучшее предложение) / лучшее предложение.

При расчёте ценового предложения участника 1 это выглядит так:

1-(12 000-11 000)/11 000=0,9091

Таблица баллов:

Перемножим баллы на весовые коэффициенты и сведем в таблицу:

Когда просуммировали приведённые баллы, получилось, что участник тендера 4 занял первое место. Это достаточно очевидно, лучшие предложения по критериям «срок ввода в эксплуатацию» и «условиям оплаты». Сумма этих критериев составляет 50%. Определение и распределение весовых коэффициентов зависит от приоритетов важности критериев в каждом конкретном случае. Поэтому, перед началом проведения тендера руководитель предприятия должен их утверждать.

Безусловно, приветствуется желание претендентов улучшить свои предложения, только стоит ограничить число предложений либо количеством шагов, либо временем.

Простой математический расчёт не вызовет ни у одного участника тендера желание оспорить результат, а тем более обвинить Вас в сговоре.

Обращаю Ваше внимание, что только соблюдение всех выше перечисленных этапов и рекомендаций, наличие команды опытных и грамотных инженеров – гарантия успеха.

Метод был создан в 2006 году на Минском тракторном заводе и очень успешно себя показал при проведении закупки по переоснащению главного сборочного конвейера.

Зачастую приходится докупать технологическое оборудование для расширения производственных мощностей действующей технологии. В этом случае, если конечно действующее оборудование Вас удовлетворяет, не стоит «менять коней на переправе». «Разношёрстное» оборудование сложнее эксплуатировать и обслуживать. Проведите прямую закупку и постарайтесь добиться у поставщика скидки, как постоянный клиент.

При закупке расходного инструмента, постоянно ведите мониторинг рынка и испытывайте продукцию альтернативных поставщиков, но знайте, что, не стоит гоняться за повышением стойкости инструмента, если время работы инструмента не кратно периодам для плановых остановок оборудования. Ошибкой будет начать закупать новый инструмент на 5% дороже и на 10% с более высокой стойкостью. Принудительная замена будет проводиться либо по старому графику, либо появятся дополнительные простои. Инженер-технолог по инструменту при проведении испытаний должен заранее заявлять поставщику, насколько стойкость испытуемого инструмента должна быть больше.

Что касается приобретения запасных частей технологического оборудования, не рискуйте покупать у альтернативных поставщиков. Показуха в снижении затрат может привести к очень печальным последствиям. Незначительные отклонения запчасти от конструкторской документации производителя приведут либо к потере точности, либо к снижению производительности оборудования. Подробную конструкторскую документацию не предоставляет ни один именитый производитель. Если это вам принципиально, постарайтесь найти производителя компонента и закупить у него, большинство станкостроителей комплектуют своё оборудование покупными узлами на 80%.

Большие проблемы и сложности создаёт для производства централизация закупок, особенно при приобретении запчастей и нелимитированных расходных материалов и изделий. В теории выглядит так, инженер по ремонтам (инженер-механик) даёт заявку с описанием изделия в центр закупок. Специалист по закупкам составляет договор и организует доставку нужного изделия на склад завода. На первый взгляд всё просто и логично, но эти два специалиста подчинены разным руководителям и у каждого свои показатели эффективности работы. А так же специалисты по закупкам, при приеме на работу не проходят обязательное тестирование на технические знания о закупаемой группе товаров, и, как правило, имеют весьма смутное представление о приобретаемом продукте. Эти два незаметных фактора превращают работу ремонтных служб в сущий кошмар. Вспомните русскую пословицу «у семи нянек дитя без глазу».

Поводами для централизации закупок послужили: многоступенчатый процесс согласования договора (на крупных предприятиях ещё и очень долгий); желание руководства детально контролировать затраты; коррупция на местах. Причины весьма весомые, но производство при такой схеме закупок не сможет стать абсолютно эффективным и ритмичным.

Как выше было сказано, централизованное обеспечение основными сырьём, материалами и комплектующими проводить через единый центр закупок целесообразно. Централизованно закупать расчётно-лимитированные на годовую потребность изделия тоже разумное решение, но единичную потребность в сложных технических изделиях должны обеспечивать специализированные службы, как это было раньше. Приобретение единичных запасных частей очень непростая задача. Найти деталь с чётко определённым артикулом день в день великий успех. Найти аналог значительно проще. Если предприятие маленькое, инженер по ремонту может обратиться напрямую к директору для оперативного решения вопроса, тогда нет надобности делить службу снабжения. Если предприятие большое и директор не может вникать в «мелкие вопросы», вам стоит начать доверять руководителям вспомогательных служб, либо, если для вас это категорически не приемлемо, уходите на аутсорсинг. Ваши технари тратят больше времени и сил на преодоление внутренних препятствий, чем на выполнение своих прямых обязанностей. Неэффективная схема взаимодействий внутри завода тормозит развитие предприятия и не приносит удовлетворение от работы.

Как должна строиться работа склада покупных материалов

Склад, заполненный материалами, – это гордость и в тоже время головная боль. Правильно организованная работа склада сокращает финансовые потери, содержание склада недешёвое удовольствие. Хуже всего, когда склад приносит прямые убытки. Не своевременно или не ритмично идёт обеспечение производства. Бывают случаи, когда продукция на складе становиться не пригодной для применения.

Склад должен отвечать всем требованиям и нормам промышленной и экологической безопасности, обеспечивать сохранность продукции, иметь удобные площадки для получения и выдачи продукции. Структура управления и персонал должны обеспечивать устойчивую и качественную работу.

Сегодня рынок насыщен предложениями по проектированию и строительству складов для любой продукции с различной степенью автоматизации и объёмом хранения.

На большинстве предприятий машиностроения здания и сооружения складов были построены ещё в советские времена, но жизнь не стоит на месте. Ужесточились требования по безопасности. Изменился объём суточного оборота продукции. Износилось крановое хозяйство. Корпуса требуют ремонта. А деньги вкладывать не хочется. Зачем, если склад не производство, деньги не зарабатывает. Тем более все мечтают, когда ни будь, в будущем, построить систему обеспечения производства «с колёс» по типу японской системы «Канбан» (точь в точь), и отказаться от собственного склада. Кто пытался, знает, реализовать такую задачу возможно лишь при наличии рядом складского запаса, как минимум с недельной потребностью. В мировой практике существуют фирмы специализирующиеся на услуге по логистическому обеспечению, и всё это стоит денег. Теперь, когда будете проходить мимо склада, не отворачивайтесь, и не закрывайте глаза, а зайдите внутрь и поговорите с работниками.

Второй важный вопрос, система управления и кадры. Чтобы что-то развивать и улучшать, нужно видеть проблемы своими глазами и задумываться, как сделать лучше. Если специалист по закупкам не ходит на склад и лично не встречает продукцию, что он может предложить? Низкая зарплата и тяжёлый труд кладовщика не мотивирует на трудоустройство умного и грамотного специалиста. Ужасает тот факт, когда продукция на складе не имеет чёткой идентификации по месту хранения. Кладовщица отпросилась с работы, найти конкретный продукт не возможно! Если у вас всё хорошо, вы большой молодец. Если вам говорят, что у вас всё хорошо. Сходите лично на склад, и найдите, что ни будь из картотеки хранения, за одно и состояние оцените. Будет хороший повод задуматься.

Для большого руководителя информация о продукции на складе преподносится, как оборотные средства, и видит он только деньги. Но насколько эта сумма объективна? Зависит от состояния склада.

Совет «эффективным менеджерам»: перед тем как оптимизировать затраты в работе склада и улучшать его структуру управления, прочитайте советские учебники про организации работы складского хозяйства.