Виртуальный подход к ведению документооборота

Виртуальный подход к ведению документооборота

Бумажные носители в век электроники, если не архаизм, то, что-то очень близкое к этому понятию. В Европе гигантский объем документации, вырабатываемый коммерческими структурами и госучреждениями, уже несколько лет переведен в виртуальное пространство, и называется соответственно – e-invoicing. Экономия по сравнению с «обычным» способом ведения документации весомая, да и других преимуществ у безбумажного документооборота предостаточно. Теперь эта инновационная технология появилась у нас в стране.

Уже более года в России законодательно закреплена возможность перевода первичной документации в электронный вид, последним из утвержденных для электронного оформления документом стал счет-фактура. Первым банком, взявшим на себя миссию по внедрению– e-invoicing стал Сбербанк России.

Чем вызван такой интерес серьезного банка к пусть и показавшей себя с наилучшей стороны на Западе, но почти неизвестной в России технологии? Перспективами! Развитие информационных технологий, масштабы страны и присутствие на рынке иностранных компаний, работающих на протяжении нескольких лет с e-invoicing, создают все условия для формирования и быстрого развития рынка данной услуги в России.

Услуга дает клиентам возможность обмениваться между собой юридически значимыми первичными документами, возникающими при осуществлении контрагентских отношений (счета, счета-фактуры, товарные накладные и т.д.), и направлять отчетность в государственные органы в электронном виде без отправки бумажного носителя.

Универсальная система

В числе самых ярких достоинств электронного документооборота: высокая скорость получения документации; уменьшение количества ошибок и трудоемкости в процессе их исправления; уменьшение затрат на хранение документов; обеспечение сохранности документов; контроль взаимоотношений с контрагентами; уменьшение количества ручного труда за счет интеграции с бухгалтерскими программами и снижение почтовых издержек.

Не зря именно Сбербанк России, нацеленный на инновации и активно внедряющий самые современные технологии в своих офисах, первым оценил все плюсы электронного документооборота и спешит поделиться своими наработками с корпоративными клиентами. Зачастую юридическим лицам предлагается система интернет-банкинга, но Сбербанк создает для них виртуальное банковское безбумажное пространство, предоставляя весь спектр услуг по электронной подписи, т. е. без посещения отделения.

Внутри системы клиенты смогут обмениваться первичными документами с контрагентами в электронном виде, при этом сохраняется их юридическая значимость. Использование электронного документооборота позволяет существенно оптимизировать бизнес-процессы предприятий по взаимодействию друг с другом и с налоговыми органами.

Прощай, бумага

Сегодня стоимость процессинга одного бумажного документа, при учете всех прямых и косвенных затрат, составляет 30-120 рублей. При этом средняя цена одной транзакции через e-invoicing около 15 руб. При переходе на электронный документооборот удается сэкономить не только время и средства. Появляется возможность очистить офисное пространство от шкафов для хранения документов, избавить виртуальное пространство серверов от многочисленных копий одних и тех же документов.

Есть и более важные причины для использования услуги e-invoicing: оперативные ответы на запросы заказчиков, быстрое и качественное принятие решений, широкие возможности контроля со стороны руководства, соответствие документооборота существующим правилам. В результате повышается продуктивность работы всей компании, а не только сотрудников напрямую связанных с документацией и договорной деятельностью.

Система E-invoicing – это важный шаг вперед в развитии бизнеса, позволяющий одновременно внести вклад в сохранность окружающей среды. Совершенствуйтесь с инновационными продуктами Сбербанка России!