Не хватает прав доступа к веб-форме.

Записаться на семинар

Отмена

Звездочкой * отмечены поля,
обязательные для заполнения.

Как определить свою систему среди чужих? Тренинг системного мышления

Не претендуя на истину в последней инстанции, расскажу о том, как построить работу своей бухгалтерии, чтобы она не раздражала.

Уж если это звено в компании затратное (какую прибыль оно приносит? никакую, разве что экономит, но под большим вопросом что за ней последует), то в наших руках (я про руководителя) сделать так, чтобы бухгалтерия стала предметом если не постоянной радости, то отчасти гордости.

Принимая во внимание тот факт, что бухгалтеры - люди консервативные и все же не многорукие Шивы, предположу, что в большинстве компаний основной задачей бухгалтеры считают сдачу отчётности.

Раз уж они такие настойчивые в этой уверенности, то вот что можно с этим сделать и как обратить эту настойчивость себе на пользу:

1. Создайте внутри бухгалтерии любой планировщик задач.
Я бродила между несколькими брендами и вернулась к Битрикс24. Установите там все дед-лайны по платежам и отчетам, поставьте ключевые повторяющиеся задачи.
Это тот самый случай, что наличие хоть какого-то планировщика лучше, чем его полное отсутствие. Как с управленческим учетом. Это вообще такая штука, которую можно совершенствовать бесконечно. Что не отменяет необходимость его иметь на старте.

2. Придумайте «конфету» за предоставление сведений о размере предстоявших налоговых выплат за 3-5-7 или сколько вам удобно дней до дед-лайна.

В моей бухгалтерии все дед-лайны сдвинуты на 5-7 дней и последний день сдачи отчётности для всех объявляется выходным, если отчеты все сданы и клиенты прислали подтверждение об уплате налога.

3. Утвердите вместе даты выплаты зарплаты.
В моей бухгалтерии для всех это 17 и 2 числа месяца.

4. Утвердите вместе частоту и сроки выплаты дивидендов владельцам компании.
В моей бухгалтерии эти сроки указаны в планировщике. Пропустить шансов нет.

5. Установите последнюю версию 1С. Не жадничайте.
Мы работаем в облаке от партнера нашего банка.

6. Определите сами процедуру получения закрывающих документов от поставщиков. Сделайте ее максимально простой для бухгалтерии, если вы хотите, чтобы этим нудным занятием занялась именно бухгалтерия. Хотя...какая разница кто этим занимается. Просто сделайте это.
Один из наших клиентов сделал так: всем, кто перешел в коммуникациях с ним на ЭДО, была предоставлена разовая скидка. Другой оформлял следующий заказ на свои услуги только после того, как были возвращены оригиналы документов за предыдущий заказ.
Идеальный вариант - внедрить ЭДО в коммуникациях со всеми поставщиками и покупателями. Мы идем к этому и скоро это станет неизбежным атрибутом любой компании. И чем раньше на него перейдете, тем проще будет жить бухгалтеру.

Это самый больной вопрос. Но и его можно решить.
Мы запрашиваем документы по общему правилу 2 раза в месяц. Бывают исключения, но делаем их только если клиент настаивает на том, чтобы предоставлять документы 1 раз в квартал. С теми, кто предоставляет документы 1 раз в квартал за 2 дня до сдачи отчета, мы не работаем. Нам нужны спокойные сотрудники, нервов нам и без клиентов хватает.

7. Придумайте «конфету» для покупателей в части стимулирования возврата закрывающих документов.
Я встречала разные варианты. Вплоть до запрета на отгрузку если нет возвратных документов. Или сделайте так, чтобы вам было все равно вернулась вам "закрывашка" или нет.

8. Дайте бухгалтеру доступ к интернет-клиенту (достаточно просмотровой подписи).
Пусть у бухгалтера будет доступ к выпискам ежедневный. Тогда вы сможете с него стрясти информацию где ваши деньги.

9. Примите участие в написании регламента по работе бухгалтерии в части сбора документов у контрагентов.
Мой кейс: клиент считается уведомленным о необходимости предоставлении нужного нам документа только тогда, когда наступило одно из следующих событий :
1) документ получен,
2) клиент по электронной почте написал что-то похожее на «отстаньте, я помню, но для меня это неважно, я принимаю ответственность на себя».

10. Отправляйте главбуха и подающих надежды рядовых бухгалтеров на курсы повышения квалификации за ваш счёт.
Не бойтесь отпустить в мир квалифицированного специалиста. Бойтесь тех, кто не хочет учиться.

11. Не требуйте от бухгалтеров чтобы они разговаривали на вашем языке.
Это утопия. Лучше сами вникните в технику учёта, ознакомьтесь с терминами и не дайте себя обмануть.
Хотя за 20 лет практики было лишь два случая осознанного рвения предпринимателей познать дебри бухучета хотя бы в лайт-версии.

12. Посматривайте на акты сверки с налоговым органом.
Там вы много чего интересного можете для себя почерпнуть.
Для этого установите жёсткое требование к бухгалтерии о получении акта сверки ежеквартально после уплаты всех налогов.
Мы запрашиваем сверку взаиморасчетов каждый месяц 5 числа. Нам так удобно. Недоимки в пределах 1000 рублей мы сразу выставляем на оплату. Если сумма недоимки больше этой суммы, то выясняем откуда ноги растут, согласовываем платеж с руководителем компании.

13. Ищите своего главбуха.
Чтобы откликалось.
Чтобы прОактивный.
Чтобы с головой.
Чтобы занят и работой, и домом, и семьёй, и хобби.
То есть без перекосов и фанатизма.

Интересно то, что чем лучше в компании настроен документооборот и регламентированы процедуры взаимодействия между подразделениями, тем проще ведется учет, тем меньше затрат на бухгалтерию, тем прозрачнее бизнес. Хотя...Америку я точно не открыла. Но все же.

Мнение редакции сайта и коллектива НИСИПП может не совпадать с мнением автора.

Учебник "Национальная экономика"

Поделиться

Подписаться на новости