Настоящее издание подготовлено с целью информирования предпринимателей о требованиях, предъявляемых к оформлению первичных документов в бухгалтерском и налоговом учете. Представляет интерес для руководителей малых и средних предприятий, а также для тех, кто планирует начать свое дело.

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

2. ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ

3. ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ

4. ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО КАССОВЫМ ОПЕРАЦИЯМ

5. ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ НАЛОГА НА ДОБАВЛЕННУЮ СТОИМОСТЬ

6. ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ РАБОТ НА АВТОМОБИЛЬНОМ ТРАНСПОРТЕ

7. ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ КАДРОВ

ПРИЛОЖЕНИЯ
ПРИЛОЖЕНИЕ 1. ФОРМА ПРИКАЗА (РАСПОРЯЖЕНИЯ) О ПРИЕМЕ РАБОТНИКА НА РАБОТУ
ПРИЛОЖЕНИЕ 2. ФОРМА ЛИЧНОЙ КАРТОЧКИ РАБОТНИКА
ПРИЛОЖЕНИЕ 3. ФОРМА ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ
ПРИЛОЖЕНИЕ 4. ФОРМА ПРИКАЗА (РАСПОРЯЖЕНИЯ) О ПЕРЕВОДЕ РАБОТНИКА НА ДРУГУЮ РАБОТУ
ПРИЛОЖЕНИЕ 5. ФОРМА ПРИКАЗА (РАСПОРЯЖЕНИЯ) О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ ОТПУСКА РАБОТНИКУ
ПРИЛОЖЕНИЕ 6. ФОРМА ГРАФИКА ОТПУСКОВ
ПРИЛОЖЕНИЕ 7. ФОРМА ПРИКАЗА (РАСПОРЯЖЕНИЯ) О ПРЕКРАЩЕНИИ (РАСТОРЖЕНИИ) ТРУДОВОГО ДОГОВОРА С РАБОТНИКОМ (УВОЛЬНЕНИИ)
ПРИЛОЖЕНИЕ 8. ФОРМА ПРИКАЗА (РАСПОРЯЖЕНИЯ) О ПООЩРЕНИИ РАБОТНИКА
ПРИЛОЖЕНИЕ 9. ФОРМА ТАБЕЛЯ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

ВВЕДЕНИЕ

В этой брошюре Вы не найдете подробного описания правил бухгалтерского и налогового учета, но речь пойдет о том, без чего невозможно его ведение, — о первичной документации.

Необходимо отметить, что с 1 января 2013 года вступает в силу Федеральный закон от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Цель нового закона — исключить устаревшие и неэффективные нормы, устранить пробелы в бухгалтерском учете, установить единые требования к бухгалтерскому учету, отчетности, создать правовой механизм регулирования бухгалтерского учета в соответствии с современными условиями деятельности субъектов экономики, а также его совершенствования в целях повышения качества финансовой отчетности и ее прозрачности.

В соответствии с новым законом отменяется обязанность применения первичных учетных документов из альбома унифицированных форм, который утвержден Постановлениями Госкомстата РФ. Формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета должны утверждаться руководителями экономических субъектов по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Вместе с тем представляется, что полностью отказываться от унифицированных форм предприятиям не стоит. Они могут использоваться в качестве ориентира в формировании учетной политики организации. Именно особенности оформления унифицированных форм первичных документов и рассмотрены в настоящем издании.

1. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

В соответствии со статьей 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами и на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В зависимости от конкретного участка бухгалтерского учета требования к оформлению первичной документации могут различаться, тем не менее существует ряд общих требований к документам, разрабатываемым организацией самостоятельно. В соответствии со статьей 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм, должны содержать следующие обязательные реквизиты.

1. Наименование документа.

Наименование, как правило, отражает финансово-экономическое содержание хозяйственной операции, подтверждаемой данным документом, например «Акт инвентаризации наличных денежных средств». Если документ, например «Бухгалтерская справка», по наименованию нейтрален, его форма предусматривает краткое изложение хозяйственной операции непосредственно после реквизитов «Наименование документа» и «Дата документа».

2. Дата составления документа.

Первичный документ составляется в момент совершения хозяйственной операции или непосредственно после нее. Датой документа является день его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то документ должен иметь единую дату.

Дата документа оформляется арабскими цифрами, расположенными в определенной последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц обозначают двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами:

ДД. ММ. ГГГГ.

3. Наименование организации, от имени которой составлен документ.

Этот реквизит позволяет определить принадлежность документа той или иной организации. Наименование организации должно совпадать с наименованием, указанным в учредительных документах, однако если организация имеет еще и сокращенное наименование, то в первичных документах принято указывать именно его. Форму собственности также пишут в сокращенном варианте. Например, если организация называется «Общество с ограниченной ответственностью «РеалСтрой»», то в первичных документах указывается ООО «РеалСтрой».

4. Содержание хозяйственной операции.

Содержание хозяйственной операции взаимосвязано с наименованием документа. Предполагается, что никакая другая хозяйственная операция данным документом не может быть оформлена. В содержании должно быть указано, кто, для кого и что сделал.

5. Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении.

Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении позволяют вести учет веса, объема, площади и др. Денежный измеритель является обобщающим и характеризует все показатели финансово-хозяйственной деятельности организации.

6. Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

За совершение конкретных хозяйственных операций в организации на основании приказов отвечает, как правило, определенный сотрудник, в связи с этим наименование должности ответственного лица в документе позволяет контролировать правомерность совершения данной операции.

7. Личные подписи указанных лиц.

Подпись ответственного лица проставляется собственноручно.
Использование факсимильной подписи и другие методы копирования в первичных документах не допускаются.

Перечень должностных лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждается приказом руководителя организации по согласованию с главным бухгалтером.

Обратите внимание, что среди перечисленных обязательных реквизитов первичного учетного документа нет таких, как печать организации или расшифровка подписей.

Здесь следует руководствоваться правилом: если форма документа предусматривает наличие печати, то есть на документе есть буквы «М.П.», значит, документ должен быть заверен печатью организации.

Предприятие в процессе деятельности может использовать самостоятельно разработанные формы первичных документов с учетом установленных требований к ним. Формы таких документов утверждаются приказом об учетной политике предприятия.

Все первичные документы можно разделить на следующие группы:

• организационно-распорядительные;
• оправдательные;
• документы бухгалтерского оформления.

Организационно-распорядительные документы — это при казы, распоряжения, указания, доверенности и т.д. Они разрешают проведение тех или иных хозяйственных операций.

Оправдательные документы — накладные, товарные чеки (при розничной купле-продаже), требования, приходные ордера, акты приемки и т.п. — отражают факт проведения хозяйственной операции, и информация, содержащаяся в них, заносится в учетные регистры.

Некоторые документы являются одновременно и разрешительными, и оправдательными. К ним относят, например, расходный кассовый ордер, платежную ведомость и т.д.

Документы бухгалтерского оформления заполняет бухгалтер.
Это различные отчеты, справки. Информация, содержащаяся в них, также заносится в учетные регистры.